HR-отдел на химическом предприятии. У компании несколько производственных площадок в разных городах.

Компания находится на стадии активного роста, и активно расширяет команду — в головном офисе и на производственных площадках. Компания хотела сделать процесс найма прозрачным — и в целом, и по конкретной вакансии.

Провели командную сессию STATIK, где HR-команда спроектировала доску, которая отражала полный (end2end) процесс — от появления вакансии до адаптации вышедшего на работу сотрудника.

Карточка на доске — вакансия. Весь процесс состоит из 7 этапов. Внутри карточки чек-листы для каждого этапа процесса, чтобы ничего не упустить.

Большая часть HR-процессов в компании была отлажена и хорошо описана, поэтому оставалось все объединить, собрать в "полную цепочку" и отобразить в цифровом формате на доске

В ходе сессии команда отметила, что очень важно понимать, что происходит по конкретной вакансии.

Поэтому спроектировали еще одну доску — где карточкой является "кандидат", которого приглашают на собеседование: сначала с рекрутером, далее — с нанимающим менеджером.

Т.к. в работе сразу несколько вакансий, то для каждой вакансии — своя "дорожка" на доске. Колонки на этой доске спроектировали так, чтобы видеть"отвалы" кандидатов на разных этапах. Это важно, чтобы потом видеть пути улучшения процесса найма.

Подобрали сервис цифровых досок, который позволил реализовать спроектированную систему из двух досок "на одном экране", чтобы не переключаться между досками.

Условный "Trello" для такой задачи не подходил, поэтому использовали профессиональный сервис цифровых досок, ориентированный на Канбан-метод.

В компании уже были еженедельные встречи по HR-блоку, поэтому не стали менять их ритм, просто дополнили новым содержанием: встречи сделали вокруг доски с вакансиями, на которой сразу видно состояние по вакансиям, что на каком этапе, где "затыки".

Дополнительно ввели ежемесячные встречи по улучшению работы

Настроили практику "время жизни" — прямо на карточке вакансии показывается сколько дней вакансия находится на данной стадии процесса. И аналогичную практику на "доске кандидатов". Начали собирать статистику по времени закрытия вакансий.

Для каждого этапа найма в компании был разработан чек-лист, который отразили в электронном виде прямо на карточке

Настроили практику "блокировки". Если возникает проблема, не дающая продолжить работу над вакансией, причина обозначается прямо на карточке. Чтобы можно было оперативно это отследить и устранить.

• В компании появилось единое цифровое пространство, где прозрачно отражен весь процесс найма. Видны фактические сроки, "затянувшиеся" вакансии, ситуация по воронке на конкретную вакансию
• Отслеживание прогресса по вакансии и документирование перенесли полностью в электронный вид (раньше были бумажные формы)
• Синхронизировали взаимодействие между этапами "найм —> ввод в должность —> сопровождение и адаптация". Необходимую информацию начали отражать прямо в карточках, настроили автоматизацию и уведомления для "бесшовного" прохождения кандидатов по всему процессу.

Все это придумали, спроектировали и реализовали сами участники HR-команды. Наша роль была в создании пространства для обсуждений, помощи с проектированием Канбан-системы, выбором и настройкой цифровой доски. Очень приятно работать с мотивированными профессионалами, знающими свое дело 💪

Приходите на бесплатную консультацию в TeamLeaers - обсудите с экспертами как Канбан-метод может ускорить ваш бизнес